Технология переоценки библиотечного фонда (стр. 3 )

Выбывающие по тем или иным причинам документы, числящиеся на балансе библиотеки, подлежат групповой или индивидуальной переоценке.

Групповая переоценка документов библиотечного фонда применяется в случае исключения их из состава фонда по любым причинам (устарелости, ветхости, непрофильности, передачи, утраты, порчи и т. д.). Ее результаты могут фиксироваться по каждому исключаемому изданию в отдельной графе списка, прилагаемого к акту на исключение, либо суммарно, по группам изданий, имеющих единый коэффициент.

Индивидуальная переоценка документов применяется, как правило, при взимании с читателей стоимости утерянного или испорченного издания. При этом данные об изменении цены вначале вносятся в «Тетрадь учета изданий, полученных взамен утерянных», а затем аналогично предыдущему отражаются в списке на исключение утраченных изданий. Следует иметь в виду, что при индивидуальной переоценке документов библиотека вправе устанавливать дополнительные повышающие коэффициенты в зависимости от реальной рыночной стоимости утраченного издания (при условии, что это оговорено «Правилами пользования библиотекой»!).

При переоценке документов, списываемых из библиотечного фонда, необходимо учитывать следующее:

1. Списываемые издания группируются по периодам поступления (а по сути дела по инвентарным номерам) так, чтобы один и тот же коэффициент переоценки относился к группе исключаемых документов. Группировка описаний документов в списке позволяет экономить время и труд на простановке одинаковых сводных коэффициентов переоценки (необходимый коэффициент можно проставить единожды в отношении группы документов). Под сводным коэффициентом переоценки понимается произведение (переумножение) коэффициентов, применяемых к документам этой группы или отдельному документу.

2. В списках к актам на исключение против каждой книги указывается первоначальная цена книги (цена приобретения), которая записана в учетных библиотечных документах (инвентарной книге или в другом документе индивидуального учета). Цены, указанные на книгах, изданных до 1961 года, проставляются в акте в соответствии с деноминацией 1961 года, т. е. уменьшенными в 10 раз. Деноминация 1998 года учтена в переоценочных коэффициентах.

3. Сводные коэффициенты, как правило, приводятся с учётом деноминации 1998 года. При индивидуальной переоценке документов восстановительная стоимость документа может получиться с дробными частями копейки. В подобных случаях образующиеся дробные части копейки должны быть округлены до целой копейки. Если дробная часть копейки менее полкопейки, то она отбрасывается. Полный текст «Порядка пересчета статей бухгалтерского баланса в связи с изменением нарицательной стоимости российских денежных знаков и масштаба цен» помещен в «Служебных и нормативных материалах» Министерства Российской Федерации. 1998. Вып. 1. С.30-32.

4. Коэффициенты переоценки, применяемые к конкретной группе документов или отдельному изданию, должны соответствовать коэффициентам изменения балансовой стоимости соответствующих частей фонда.

5. В целях рационализации труда, чтобы в процессе работы постоянно не обращаться к инвентарным книгам и учетному каталогу, рекомендуется создать свою таблицу с привязкой инвентарных номеров (по дате поступления) к полученному произведению коэффициентов (Приложение 2). Зная первый и последний инвентарные номера приобретенной в каждом году литературы, можно произвести перерасчет восста­новительной стоимости выбывающей литературы путем умножения ее балансовой стоимости на соответствующий коэффициент.

Согласно пункту 8.3.2."Инструкции об учете библиотечного фонда"1998 г. «Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета». В связи с этим и таблицы с привязкой инвентарных номеров (по дате поступления) к полученному произведению коэффициентов для каждого вида документов библиотечного фонда должны составляться отдельно.

Если какие-либо библиотеки-филиалы когда-то вели самостоятельный инвентарный учет, то подобные таблицы должны быть сделаны по каждой из них отдельно. Такие таблицы целесообразно иметь во всех структурных подразделениях системы, это значительно облегчит составление актов на выбывающую литературу.

6. В случаях оценки книг и других изданий, полученных библиотекой взамен утерянных, стоимость их определяется с учетом утвержденных по библиотеке сводных переоценочных коэффициентов или по рыночным ценам в зависимости от ценности утраченных изданий. При этом восстановительная стоимость равноценного по содержанию документа, поступившего от пользователя взамен утерянного, не должна быть ниже восстановительной стоимости утраченного документа

На определение рыночной стоимости издания влияет ряд критериев, всесторонне характеризующих каждое издание. Среди них:

Ø  класс художественно-полиграфического исполнения издания, повышенное качество издания, особо художественные издания (подарочные, юбилейные, сувенирные, факсимильные и т. п.);

Ø  степень иллюстративности и число элементов убранства (издания с большим числом иллюстраций, выполненных выдающимися мастерами книжной графики, издания, удостоенные различных премий, дипломом, призов оцениваются выше);

Ø  формат издания (издания миниатюрные, издания большого формата);

Ø  конструкции и особенности брошюровочно-переплетных работ (в переплетах, в обложках, с красочным тиснением, фольгой и др.; в лакированных обложках с золочением обрезов);

Ø  качество печатной бумаги (мелованная, книжно-журнальная, газетная). Документ, изданный на мелованной бумаге, оценивается выше, чем аналогичное издание, выпущенное на книжно-журнальной и тем более газетной бумаге;

Ø  вид издания по целевому назначению. Научные издания, пользующиеся наивысшим спросом, документы, относящиеся к редким и ценным изданиям, оцениваются выше всех; научно-популярные, справочные издания при прочих равных характеристиках оцениваются выше, чем массовые и производственные издания; иллюстрированные альбомы-путеводители оцениваются выше, чем, например, путеводители без иллюстраций;

Ø  конъюнктурные соображения, включающие в себя издательские и книготорговые риски, некоторые внеэкономические и экономические факторы, влияние конкурента. Этот признак занимает значительное место в определении самим издательством цены издания (хотя и без указания на издании), и его надо потенциально учитывать также библиотекарям.

Особое внимание следует уделять переоценке книг и других документов, списываемых по причине «утеряны пользователями». Федеральный закон «О библиотечном деле» (ст. 13. п.4) дает библиотекам широкие полномочия самостоятельно определять (в соответствии с «Правилами пользования библиотекой») виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного библиотеке пользователями. В затруднительных случаях стоимость утраченных документов определяется коллегиальным органом по фондам, который действует при дирекции. Это может быть комиссия по фондам, комиссия по сохранности библиотечных фондов, совет по комплектованию и проч. При утере или хищении ценных книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе экспертов, а также использовать материалы соответствующих научных центров, книжных аукционов и ярмарок. Решение комиссии об оценке изданий и других документов оформляется актом, который служит основным документом при осуществлении дальнейших действий со стороны дирекции по взысканию с виновного ущерба.

При исключении документов из библиотечного фонда издания, включенные в соответствующие акты, переоцениваются аналогично методике переоценки фондов в целом, т. е. с помощью сводных коэффициентов пересчета балансовой стоимости основных фондов для определения их восстановительной стоимости. Собрав описания документов, поступивших в библиотеку в определенный период, в отдельную группу, сначала суммируются их цены на момент приобретения. Полученную сумму необходимо умножить на соответствующий данному периоду приобретения коэффициент переоценки. Полученная после переоценки сумма округляется до сотых долей рубля, т. е. до рублей с копейками. Этот прием избавит исполнителей от печальной необходимости проставлять в списке против некоторых изданий "странные" цены вроде одной округленной копейки.

В акте на исключение необходимо указать раздельно стоимости групп документов по периодам поступления, как это обусловлено переоценочными коэффициентами. В конце списка должна быть следующая примерная форма записи:

Исключаются издания, поступившие:

до 1991г. ....................…………..экз. по инвентарю на.....руб. с коэффициентом ........ на....руб.

с 1.01.1991г. по 31.12.1991г. ....экз. по инвентарю на......руб. с коэффициентом ........ на.. ....руб.

с 1.01.1992г. по 30.06.1992г..…экз. по инвентарю на..…..руб. с коэффициентом ........ на.....руб.

с 1.07.1992г. по 31.12.1992г......экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ........ на....руб.

с 1.01.1993г. по 30.06.1993г.....экз. по инвентарю на.….руб. с коэффициентом ........ на....руб.

с 1.07.1993г. по 30.09.1993г. ….экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ........ на......руб.

с 1.10.1993г. по 31.12.1993г. .....экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на.......руб.

с 1.01.1994г. по 31.03.1994г. .экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на ......руб.

с 1.04.1994г. по 30.06.1994г. ….экз. по инвентарю на.....руб. с коэффициентом ____ на .....руб.

с 1.07.1994г. по 30.09.1994г. …..экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на .....руб.

с 1.10.1994г. по 31.12.1994г. .. ..экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на.. .руб.

с 1.01.1995г. по 31.03.1995г. ....экз. по инвентарю на. ...руб. с коэффициентом ____ на......руб.

с 1.04.1994г. по 30.06.1995г. ….экз. по инвентарю на.....руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.07.1994г. по 30.09.1995г. …..экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.10.1994г. по 31.12.1995г. .. ..экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на.. .руб.

с 1.01.1996г. по 31.03.1996г…...экз. по инвентарю на.....руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.04.1994г. по 30.06.1996г. ….экз. по инвентарю на.....руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.07.1994г. по 30.09.1996г. …..экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.10.1994г. по 31.12.1996г. .. ..экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на.. .руб.

с 1.01.1997г. по 31.12.1997г. …..экз. по инвентарю на....руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.01.1998г. по 31.12.1998г. …..экз. по инвентарю на ….руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.01.1999г. по 31.12.1999г. …..экз. по инвентарю на ….руб. с коэффициентом. ____ на ....руб.

с 1.01.2000г. по 31.12.2000г.. …..экз. по инвентарю на. руб. с коэффициентом ____ на..руб.

с 1.01.2001г. по 31.г. …..экз. по инвентарю на...руб. с коэффициентом ____ на. ...руб.

с 1.01.2002г. по 31.12.2002г. …..экз. по инвентарю на …..руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.01.2003г. по 31.12.2003г. …..экз. по инвентарю на …..руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.01.2004г. по 31.12.2004г. …..экз. по инвентарю на …..руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.01.2005г. по 31.12.2005г. …..экз. по инвентарю на …..руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

с 1.01.2006г. по 31.12.2006г. …..экз. по инвентарю на …..руб. с коэффициентом ____ на.....руб.

Всего исключается …..экз. с учетом переоценки на........руб.

Подсчет переоценки можно производить на калькуляторе, но лучше использовать компьютер: например, типовая программа Microsoft Excel, как и любая другая электронная таблица, позволяет не только произвести точные расчеты, но и сделать форму списка в соответствии с требованиями «Инструкции по учету библиотечного фонда». В этом случае подсчет стоимости групп документов по периодам поступления делать не надо, т. к. электронная таблица, позволяет не только произвести расчеты по каждому документу отдельно, но и сосчитать общую сумму исключаемых документов после переоценки.

При исключении изданий, не имеющих инвентарных номеров (брошюр, изданий органов НТИ, ГОСТов, НТД и т. п.) применяются те же утвержденные по библиотеке сводные переоценочные коэффициенты. При этом по тем годам приобретения, на которые приходилось несколько переоценок, выводится средний переоценочный коэффициент.

Практика показывает, что переоценку книг и других библиотечных документов, выбывающих по различным причинам из фонда библиотеки, могут произвести как в бухгалтерии, так и в библиотеках:

1. Библиотеки-филиалы сдают в отдел комплектования и обработки литературы центральной библиотеки «Акт об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения» со «Списком документов к акту» с подсчетом номинальной стоимости (по ценам приобретения, зафиксированным в учетных документах) по годам (периодам поступления документов). Отдел комплектования и обработки литературы в едином (сводном) акте на списание также указывает номинальную стоимость выбывающих документов по периодам поступления документов и передает акт в бухгалтерию. Бухгалтерия сама индексирует суммы по указанным годам.

2. Переоценкой списываемых документов занимается непосредственно отдел комплектования и обработки литературы ЦБ, куда библиотекари библиотек-филиалов и отделов ЦБ сдают «Акт об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения» со «Списком документов к акту с двумя пустыми графами: «коэффициент переоценки» и «стоимость».

3. Переоценку списываемых документов самостоятельно проводят библиотекари библиотек-филиалов и полностью готовые акты, сдают в отдел комплектования и обработки литературы ЦБ.

Библиотекарям будет полезно ознакомиться со следующей литературой:

Ø  Учет библиотечных фондов - 2005:[практ. пособие].-М.:Межрегион. центр библ. сотрудничества,2005.-272 с.;20 см.-Библиогр.: с. 268-270.-ISBN -5.

Ø  Шилов и переоценка библиотечных фондов. Нормирование недостачи. Консультация // Библиотека и закон: Юрид. журн.-справ. 2000. № 8. С.1; Науч. и техн. б-ки. 1999. № 11. С.28-53.

Приложение 1

Переоценка фонда по Книге суммарного учета

в части III «Итоги движения библиотечного фонда»

• На 01.01.1993 г. состояло фонда на сумму 1.444.716,00 руб.

В связи с переоценкой фондов согласно Постановлению Совета Министров от 01.01.2001 г. № 000 стоимость фонда составляет - 40.398.469,00 руб.

Переоценку произвела:_______________ (подпись)___________

(дата)

•  На 01.01.1994 г. состояло на 143.860.900,00 руб.

•  На 01.01.1995 г. состояло на 170.622.319,00 руб.

•  На 01.01.1996 г. состояло на 711.602.322,00 руб.

•  На 01.01.1997 г. состояло на 931.901.696,00 руб.

•  На 01.01.1998 г. состояло на 1.297.811.766,00 руб.

В связи с изменением масштаба и деноминацией цен стоимость фонда составляет - 1.297.811,00 руб.

Переоценку произвела:_______________ (подпись)___________

(дата)

•  На 01.01.1998 г. состояло на 1.297.811,00 руб.

•  На 01.01.1999 г. состояло на 1.566.918,03 руб.

•  На 01.01.2000 г. состояло на 2.486.495,52 руб.

•  На 01.01.2001 г. состояло на 3.589.041,18 руб.

•  На 01.01.2002 г. состояло на 4.884.718,71 руб.

•  На 01.01.2003 г. состояло на 6.843.566,04 руб.

•  На 01.01.2007 г. состояло на 11.768.198,26 руб.

В связи с переоценкой фондов на 01.01.2007 г., стоимость фонда составляет - 15.539.925,05 руб.

Переоценку произвела:_______________ (подпись)___________

(дата)

Бухгалтерия в графе "Примечания" может удостоверить подписью бухгалтера подтверждение итогов переоценки библиотечных фондов.

Приложение 2

Коэффициенты переоценки изданий, исключаемых
из библиотечных фондов

(величина коэффициента на 1 янв. 2007 г.)

и т. д.

и т. д.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3