Система менеджмента качества, Документированная процедура 4.23-01, Управление документацией

Рис. 6 Алгоритм управления распорядительной и организационной документацией

Распорядительными документами вуза являются: приказы (по университету) и распоряжения (проректоров, деканов факультетов, заведующих кафедрами). Приказ по основной деятельности является документом, отражающим управленческие решения по вопросам учебно-организационной и учебно-методической деятельности, отчетности, финансированию, изменению организационной структуры вуза и др.

Проекты приказов подготавливаются специалистами структурных подразделений ТГАСУ. Проекты приказа оформляются на бланках вуза и содержат следующие реквизиты:

·  наименование университета;

·  наименование вида документа;

·  дата и индекс регистрации;

·  место составления;

·  заголовок по тексту и текст;

·  подпись и визы;

·  контроль за исполнением возлагается на соответствующую службу.

Проекты приказа согласовываются путем сбора необходимых виз и в соответствии с содержанием приказа:

·  с первым проректором;

·  с проректорами (по учебной работе; научной работе; административно-хозяйственному управлению; учебной, воспитательной и заочному образованию);

·  с руководителями подразделений, являющихся исполнителями;

·  с начальником планово-финансового управления;

·  с главным бухгалтером;

·  с начальником отдела управления кадрами;

·  с начальником юридического отдела.

Приказ подписывается ректором вуза или первым проректором, регистрируется начальником отдела управления кадрами и нумеруется по мере издания с начала календарного года. Приказ вступает в силу с момента его подписания (если в тексте не указан другой срок).

Контроль за исполнением возлагается на лицо, указанное в приказе.

Порядок рассылки приказа:

·  оригинал приказа хранится в ОД;

·  копии приказа рассылаются по исполнителям или по всем подразделениям (в зависимости от сферы действия документа).

Приказы за предыдущий и текущий год хранятся в ОД. По истечении этого срока они передаются в архив вуза на хранение в течение 5 лет. После чего передаются в Госархив на срок хранения 75 лет. В подразделениях вуза организовано хранение копий приказов за предыдущий и текущий год.

Отметка о выполнении приказа наносится ответственным лицом на второй экземпляр приказа, о чем сообщается ректору. Ректор на основании анализа информации снимает с контроля настоящий приказ или продлевает сроки исполнения.

Распоряжение является документом, предлагающим управленческие решения по вопросам учебной, учебно-методической деятельности и других.

Проекты распоряжений подготавливаются соответствующими структурными подразделениями университета и согласовываются, путем сбора необходимых виз исполнителей.

Распоряжения, издаваемые проректорами по учебной работе, по научной работе, по административно-хозяйственной управлению и другие, регистрируются в ОД и нумеруются по мере издания с начала календарного года. Распоряжение вступает в силу с момента его подписания (если в тексте не указан другой срок).

Порядок рассылки распоряжения:

·  оригинал хранится в ОД;

·  копии распоряжения рассылаются по исполнителям (в зависимости от сферы действия документа).

Контроль исполнения возлагается на соответствующих исполнителей, которые к оговоренному в распоряжении сроку представляют информацию об исполнении.

Распоряжения за предыдущий и текущий год хранятся в отделе делопроизводства и контроля за исполнением решений. По истечении этого срока они передаются в архив вуза на хранение в течение 5 лет. После чего передаются в Госархив на срок хранения 10 лет. В подразделениях вуза организовано хранение копий распоряжений за предыдущий и текущий год.

Распоряжения по структурным подразделениям университета являются документами, относящимся к учебной, учебно-методической деятельности подразделения, например, указания о переносе занятий, замещения преподавателей и др. Распоряжения по подразделению касаются подчиненных этого подразделения. Распоряжения по подразделению подготавливаются руководителем структурного подразделения, который заносит их в журнал распоряжений подразделения, лично их подписывает, регистрирует и нумерует в порядке создания.

Организационными документами университета являются комплекс документов, регламентирующих структуру, задачи и функции вуза, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов. К ним относятся: структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения о структурных подразделениях и советах университета, должностные инструкции.

Коллективный договор является правовым актом, регулирующим трудовые, социально-экономические, профессиональные и иные аналогичные отношения в Томском государственном архитектурно-строительном университете и заключается между ректором ТГАСУ и работниками ТГАСУ .

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт ТГАСУ, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и дисциплинарные взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в университете.

Целью разработки правил внутреннего трудового распорядка являются: укрепление трудовой и учебной дисциплины, рациональное использование рабочего и учебного времени, улучшение качества учебного процесса, организацию работы вуза.

Правила внутреннего распорядка университета разрабатываются комиссией, утверждаются на конференции работников и студентов ТГАСУ с учетом мнения профсоюзной организации. Правила внутреннего трудового распорядка являются приложением к коллективному договору.

Штатное расписание относится к организационным документам и содержит: перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностные оклады, тарифные ставки, категории условий труда, надбавки, месячный фонд заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим кафедрой или начальником отдела, начальником планово-финансового управления и утверждается приказом ректора вуза. Изменения в штатное расписание вносятся приказом ректора вуза по докладной записке.

Положение о структурном подразделении относится к организационным документам и определяет правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Содержит следующие разделы:

·  общие положения (правовой статус кафедры или подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, квалификационные требования к руководителю подразделения, порядок его замещения в период его отсутствия, а также правовые акты и нормативные документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности);

·  основные задачи (направления деятельности подразделения);

·  функции (конкретные виды учебной, учебно-организационной, методической и других видов деятельности, закрепленные за данным подразделением);

·  права и обязанности (права, необходимые для выполнения функций подразделения и обязанности по отношению к другим университета и сторонним организациям);

·  ответственность (устанавливается ответственность руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение подразделением его функций и не использование предоставленных прав);

·  взаимоотношения и связи (служебные взаимоотношения с другими подразделениями и сторонними организациями по вопросам учебно-организационной и методической деятельности);

·  организация работы (порядок деятельности кафедры, подразделения, организация контроля и проверки его деятельности, а также его реорганизация и ликвидации).

Положение о структурном подразделении разрабатывается его руководителем на основании типовых положений, подписывается начальником юридического отдела, вышестоящими руководителями в соответствии с организационной структурой ТГАСУ, и руководителями соответствующих кафедр и отделов по принадлежности и утверждается приказом ректора вуза. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ ректора вуза по служебной записке.

Должностная инструкция относится к организационным документам и определяет функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

·  общие положения (сфера деятельности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности; замещение на время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность и перечень должностных лиц, которыми руководит; нормативные документы, которыми должен руководствоваться);

·  функции (направления деятельности);

·  должностные обязанности (конкретные задачи, возложенные на специалиста и форма его участия ‑ руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т. д.);

·  права (права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей);

·  ответственность (виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей и не использование предоставленных ему прав);

·  взаимоотношения, связи по должности (круг должностных лиц с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов).

Должностная инструкция разрабатывается на основании положения о структурном подразделении и типового положения на руководителей, специалистов и служащих и утверждается ректором вуза. Изменения в должностные инструкции вносятся на основании приказа ректора вуза по служебной записке.

Распределение должностных обязанностей между проректорами вуза устанавливаются распорядительным документом ‑ приказом ректора ТГАСУ.

Контроль исполнения документов осуществляется по всем зарегистрированным документам. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

5.5 Схема и описание подпроцесса "Управление внутренней документацией Системы менеджмента качества ТГАСУ"

5.5.1. Общие положения

Документация системы менеджмента качества ТГАСУ обеспечивает планирование и предоставление образовательной услуги, которая:

·  удовлетворяет требованиям заинтересованных сторон;

·  соответствует действующим государственным образовательным стандартам высшего профессионального образования;

·  отвечает требованиям общества.

Система менеджмента качества (в дальнейшем СМК) поддерживает требуемый уровень качества при оптимальных затратах, эффективно используя технические, человеческие, информационные и материальные ресурсы университета для создания уверенности заинтересованных сторон в получении образовательной услуги требуемого качества.

СМК распространяется на все уровни университета. Распределение обязанностей и ответственности, порядок взаимодействия подразделений и служб при выполнении функций и решении задач по вопросам обеспечения качества образовательной услуги определяется документацией СМК.

Основными документами СМК являются Политика в области качества, Руководство по качеству (первый уровень СМК), документированные процедуры, а также стандарты предприятия (второй уровень СМК), описывающие основные процессы, обеспечивающие качественное предоставление образовательной услуги в ТГАСУ и его структурных подразделениях.

Документация СМК построена по принципу достижения целей путем постановки и реализации задач по управлению качеством согласно организационной структуре управления университетом на основе реализации функций управления, исходя из особенностей производственно-хозяйственной деятельности университета и его подразделений.

Общее руководство системой менеджмента качества осуществляет назначенный представитель руководства по СМК.

Ответственность руководства университета за стратегическое планирование качества и анализ со стороны руководства осуществляет ректор ТГАСУ.

Политику в области качества формирует, утверждает, а также организует ее проведение ректор ТГАСУ. Для достижения целей, определяемых Политикой в области качества, высшее руководство университета (ректор, проректоры):

·  обеспечивает общее руководство качеством образовательной услуги;

·  четко определяет ответственность, полномочия и взаимодействие подразделений и их руководителей в реализации функций управления качеством и решении задач по ним;

·  доводит политику в области качества до всего персонала так, чтобы любой сотрудник понимал ее значение;

·  обеспечивает выполнение требований политики всеми работниками объединения;

·  принимает меры к работникам, допускающим действия, противоречащие интересам политики в области качества.

Политика в области качества периодически (не реже одно раза в год) оценивается высшим руководством на предмет актуальности и соответствия миссии и стратегии Томского государственного архитектурно-строительного университета. При необходимости внесения изменений политика качества проходит повторное утверждение.

Политика в области качества издается в виде элемента руководства по качеству, где указывается название документа и является контролируемым документом.

Руководство по качеству, является основным документом СМК ТГАСУ:

- описывает систему менеджмента качества в соответствии с определенной стратегией развития и политикой в области качества, а также требованиями ГОСТ Р ИСО ;

- содержит или ссылается на документированные процедуры и стандарты системы качества, предназначенные для планирования и управления деятельностью, влияющей на качество образовательной услуги;

- описывает, как следует осуществлять различные виды деятельности, использовать документацию и осуществлять контроль.

Пользователями Руководства по качеству являются высшее руководство ТГАСУ, руководители всех структурных подразделений, заинтересованные сотрудники.

Главы Руководства по качеству подписываются лицами, ответственными за их составление и проверку, утверждаются представителем руководства с указанием даты и вступают в силу с момента подписания.

Документированные процедуры системы менеджмента качества, описывающие деятельность обязательных и важнейших процессов в ТГАСУ, влияющих на качество образовательной услуги. В ТГАСУ разработаны документированные процедуры, регламентированные ГОСТ Р ИСО в качестве обязательных, а также описывающие основные процессы университета.

Документы, вводимые в обращение во всем вузе, утверждаются представителем руководства. ДП, СТП подписываются также лицами, ответственными за их составление с указанием даты и вступают в силу с момента подписания. Структурные подразделения могут разрабатывать ДП, СТП, рабочие инструкции в дополнение к документам СМК ТГАСУ или перерабатывать имеющиеся ДП, СТП с учетом специфики деятельности. Таким документам присваивается статус ДП, СТП подразделения. Документы, имеющие силу в рамках отдельных подразделений, утверждаются руководителями подразделений.

Разработанные ДП, СТП ТГАСУ перед утверждением проверяются компетентными в области действия документа сотрудниками и по необходимости внешними консультантами на предмет их целесообразности, выполнимости и соответствия действующим стандартам. В случае необходимости к процедуре проверки привлекается представитель руководства.

Основными пользователями документированных процедур и СТП являются структурные подразделения университета.

Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, положения, правила и другие документы являются документацией СМК третьего уровня. Пользователями документации СМК третьего уровня являются преподаватели, сотрудники и студенты университета.

Зарегистрированные данные по качеству отражающие результаты деятельности отдельных структурных подразделений, сотрудников вуза и качество образовательной услуги в целом относится к документации СМК четвертого уровня и регламентированы ДП 4.24-01 Управление записями.

Основополагающим уровнем документации СМК является нормативно-правовая документация и нормативная документация (п.5.3 настоящей ДП).

5.5.2. Описание процесса разработки документации СМК